Jeg har i mange år arbejdet med ledelse af frivillige, og rådgivet ledere og organisationer i forhold til deres praksis. Et tilbagevendende emne har været ledelse ‘på afstand’ – hvad end den afstand er fysisk eller mental. I denne artikel har jeg opsummeret nogle af de pointer jeg plejer at give til disse ledere, men rettet dem mod ledelse mere generelt. Jeg håber du kan bruge det.

Der kan være mange årsager til, at man føler sig langt væk fra dem man er leder for. Hvad end det handler om den fysiske afstand på tværs af landet eller den mentale afstand som opstår i ferier eller perioder med enten for meget eller for lidt at lave, så er oplevelsen af at miste grebet tilbagevendende.

Det er en meget særlig ledelsessituation. Jeg vil her komme med mine bud på, hvordan kan løses. Mit fokus er på de to ting, som jeg finder afgørende for at kunne fastholde engagement på afstand; god kommunikation og stærke relationer.

Kommunikér løbende, inkluderende og klart

God dialog og kommunikation er en forudsætning for alle gode samarbejder, i særdeleshed den kommunikation der foregår imellem at man mødes. Mine bud angående den gode og fastholdende kommunikation er:

Undgå radiostilhed

Intet nyt er IKKE godt nyt, når man er på distancen. At have en oplevelse af, at der går måneder, hvor man ikke hører noget, kan virkelig bidrage til, at man bliver i tvivl om, hvorvidt man stadig er ’med’ og værdsat eller man kan få fornemmelsen af på en eller anden måde, at være kørt ud på et sidespor. Derfor er det virkelig vigtigt, at du kommunikerer målrettet og personligt til dem du er leder for – både om det praktiske og opgaverne, men i særdeleshed om de lidt større linjer. Det er ikke nok, at de får et nyhedsbrev eller fællesmails. De skal vide, at du har tråd i, hvad der er vigtigt for dem. Det er ikke sikkert, du selv kan holde den direkte kontakt, men så kan det være, du har nogle mellemledere lokalt, som du kan kommunikere med, som kan varetage den nære kommunikation. Det vigtige er at sige noget. En melding som eksempelvis ”der er ikke sket mere siden sidste møde, fordi hende, der skal beslutte noget, er på ferie” er meget bedre end ikke at give lyd fra sig. Det kan også handle om dit personlige engagement, hvor en besked som ”Jeg glæder mig virkelig til at komme til jeres møde i næste måned” kan gøre en forskel fremfor bare at melde sin ankomst.

Vær inkluderende fremfor informerende

Det er meget svært at lave involvering, som er lige god for alle. Til tider bliver resultatet så, at ingen inkluderes i beslutninger eller at det sker meget ad hoc bag linjerne. Hvis du skal skabe trivsel på afstand, så er det virkelig vigtigt, at der processer kommer frem i lyset, og at der er nogle muligheder for at blive inkluderet i projekter og initiativer løbende. Fremfor altid at være rationel og tænke i effektivitete ift. hvem der deltager i hvad, kan du med fordel åbne det lidt op, og gøre det muligt for folk selv at byde sig til og sige hvilke projekter eller opgaver de gerne vil have, og så afstemme hvordan det kan gå op efterfølgende.

Vær tydelig når der skal handles

Når I ikke sidder fysisk sammen og har en grad af distance i samarbejdet, så skal du – hvis du vil have nogen til at gøre noget – være meget tydelig i din kommunikation. At gemme en opfordring til at melde sig til noget, svare på en mødeindkaldelse eller andet ind i en masse anden kommunikation dur simpelthen ikke.

Hvis de skal melde sig til et møde så skriv ”Svar udbedes inden fredag – mødedatoer for efteråret” i emnefeltet på mailen. Hvis nogen har fået en opgave, sidste gang I mødtes, så følg op og sørg for, at der er forventningsafstemt om hvem, hvad, hvornår og hvordan de skal løse opgaven. Der skal ikke være ret meget rum for fortolkning, før det kan gå helt galt.

Giv plads til det sociale og relationer

Uanset hvordan man er organiseret, så er relationerne og fællesskabet i langt de fleste organisationer afgørende for at lykkes. Min anbefaling er derfor; prioritér det! Uagtet at det kan være både ressourcekrævende og besværligt, så er det virkelig vigtigt, at der er tid til relationerne, det sociale og det nære.

Prioritér relationerne

En relation som primært udvikles på mail og ved få og sporadiske møder med lange mellemrum, har ikke gode vilkår. ”Ting sker, når mennesker, der kan lide hinanden, beslutter sig for at gøre noget sammen” sagde én i et projekt, jeg var tilknyttet – og jeg er helt enig. Men man kan ikke nødvendigvis lide hinanden fra dag ét, og kan man først lide hinanden, så skal den relation også blive ved med at blive vedligeholdt, hvilket kræver tid. Men folk, der måske har haft et anstrengt forhold eller projekter, der har været svære at få til at fungere, kan ofte komme utroligt langt ved, at man alene prioriterer tid til det uformelle og relationerne, så den prioritering er i langt de fleste tilfælde godt givet ud. Også selvom det betyder at du skal køre til den anden ende af landet oftere end du ønsker, eller I skal sætte nogle ekstra mindre formelle samlinger i kalenderen i de ’døde’ perioder.

Vær ikke for effektiv og rationel i planlægningen

Mange steder kobles formelle og praktiske møder med sociale elementer. Det kan sådan set være meget udmærket hvis man er i en organisation, hvor man er tæt på hinanden og alle har deres primære samarbejdsrelationer indenfor én bestemt gruppe/projekt/aktivitet. Men i de mere løst koblede organisationer, hvor man på flere måder kan være langt fra hinanden, er det vigtigt at undgå at være for effektiv og rationel i planlægningen. Der kan være behov for møder, som har en mere social, sammenknyttende karakter uden at der skal være en planlægningsmæssig ’undskyldning’. Og for dem med et større socialt behov, kan det være befriende at have aktiviteter med det som fokus, mens de der ikke ønsker den slags så skal have mulighed for at fravælge det til en vis grad.

Respektér værdien af relationer

Det sidste centrale i forhold til relationer handler om at respektere deres værdi. I en del brancher er der mange praktikanter, midlertidigt ansatte og andre ’løst tilknyttede’. Udfordringerne med dette er mange, men især at der er ofte ikke er tid til overlevering af relationerne (hvilket er noget mere end at give kontaktoplysninger og forklaring af ansvarsfordeling videre) og derved bliver man på tværs af organisationen og samarbejdspartnere udsat for at skulle skifte ’tilknytning’ måske flere gange om året, hvilket ikke er hensigtsmæssigt. Dertil kommer at disse mere løst tilknyttede ofte ikke er der henover fx sommeren og julen, hvorfor hele grupper og projekter kan blive tabt helt og skulle genstarte hver år i september og januar. Det er opslidende. Så sørg for at alle personer og projekter har relationer til folk, som ikke bliver skiftet ud løbende.

Denne artikel er baseret på min artiklel “Ledelsesopgaven når dine frivillige er ‘langt væk'”, oprindeligt udgivet på ingerfair.dk d. 29. juni 2019